Fin dall’inizio della nostra attività di gestione dei sistemi informatici dei clienti, ci siamo scontrati con la necessità di ridurre i fermi degli operatori dovuti ai malfunzionamenti delle postazioni lavoro. Questa esigenza ci ha portato a progettare un sistema di gestione delle postazioni basato su un Modello Organizzativo definito e ripetibile, incentrato sui principi industriali di standardizzazione, modularità e riduzione delle varianti (VRP).
Perchè un Modello Organizzativo Informatico Standardizzato?
Secondo un interessante studio della SDA Bocconi(1) un dipendente bancario utilizza il computer in media per ben il 72% del suo tempo lavorativo.
Come in molte aziende moderne, l’efficienza della catena produttiva del settore bancario risulta, pertanto, fortemente condizionata dalle attrezzature informatiche e dalle loro modalità utilizzo. Per questo una corretta gestione dell’informatica in banca, così come in molte aziende, nel medio periodo può portare a considerevoli risultati in termini di riduzione dei costi del personale.
Sempre secondo il medesimo studio, infatti, i tempi di mancata produttività settimanale derivante dai problemi dei computer, sono pari, in media, a circa 45 minuti per ogni impiegato (25 per i quadri) pari a oltre 2.000 minuti per addetto su base annua.
Lo studio evidenzia, inoltre, come il 30% di questi siano dovuti alla scarsa competenza informatica degli utenti ma la restante parte, oltre il 70%, è legata a motivazioni tecniche: guasti hardware, malfunzionamenti del software, forti rallentamenti del computer, sono solo alcuni esempi.
Tradotto in valore, il costo annuale di tale inefficienza risulta superiore, per ogni impiegato, a 1.100 €!
Sorprendente, vero?
In una stima effettuata qualche anno fa in una piccola banca con circa 200 dipendenti, da noi successivamente servita, se questa inefficienza fosse stata protratta avrebbe comportato uno spreco ben oltre i 200.000 € l’anno, a cui sarebbero stati da aggiungere altri costi occulti, ad esempio quelli derivanti da una minor soddisfazione dei clienti o dai possibili danni di immagine, ben più difficili da quantificare con precisione.
La soluzione
Un sistema informatico accuratamente standardizzato e reso modulare consente quindi di abbattere fino al 70% dei Tempi Improduttivi, ovvero la porzione dovuta alle motivazioni tecniche.
Un approccio basato sulla standardizzazione e modularità delle postazioni, tuttavia, introduce in Banca numerosi altri vantaggi:
- Postazioni intercambiabili: gli impiegati non sono più legati alla propria postazione e possono facilmente trovare il proprio profilo operativo su qualsiasi computer si colleghino. Basta avere dunque una qualsiasi postazione di riserva in filiale o in ufficio per garantire la totale continuità del lavoro di qualsiasi utente, anche in caso di rottura dell’hardware di una postazione critica.
- Facilità di lavoro: per l’utente ritrovare già disponibili le proprie impostazioni e configurazioni su qualunque postazione lavoro, avendo sempre a portata di mano tutti (e volendo “solo”) gli strumenti che gli servono per lavorare, rende l’attività molto più semplice, riduce le incertezze operative e le probabilità di errori. Più è facile per lui lavorare, più si riduce l’altra porzione dei Tempi Improduttivi, quel 30% dovuto alla scarsa competenza informatica degli utilizzatori.
- Minori costi di gestione: delle postazioni standard, inoltre, riducono drasticamente i costi della gestione informatica. Da un lato si riducono le urgenze a carico del Reparto IT, dato che gli utenti possono lavorare su una qualsiasi altra macchina, dall’altro un ambiente standard consente una più facile analisi delle problematiche tecniche in corso e la predisposizione di procedure per la rigenerazione automatica delle postazioni lavoro.
Dice Davide Busato, Resp. Aml, Organizzazione e Sistemi IT di Banca AGCI s.p.a.:
[…]
Da quando l’abbiamo attivato, non ho più avuto problemi su nessuna delle postazioni aziendali. Prima, erano presenti i classici problemi che l’utilizzo delle tecnologie informatiche ti può dare: un client che si blocca, un hard disk che non funziona, perdite di prestazioni dei PC con conseguente lentezza nell’operatività. […] Un utente può trovare il suo ambiente di lavoro in qualsiasi filiale e anche da casa: a Torino, Roma o Bologna, su qualsiasi postazione un utente può collegarsi e trovare la stessa identica situazione che trova quando è sulla sua postazione di lavoro abituale.
[…]
Ma la mia azienda non è una Banca!
Le considerazioni appena illustrate nascono dal settore bancario ma, nella nostra più che ventennale esperienza presso diverse tipologie di aziende, in particolare quelle del settore dei servizi, abbiamo riscontrato la presenza di situazioni e problematiche del tutto sovrapponibili, anche in termini di valore.
Questo ci ha portato a far uscire il nostro modello di gestione dall’ambito prettamente bancario, per estenderlo anche alle altre tipologie di aziende, purché dotate di un minimo di 50 postazioni lavoro (o almeno 25 nel caso in cui la tua azienda sia in fase di forte espansione).
Perchè Relog?
Ci occupiamo della gestione di sistemi informatici Microsoft e siamo specializzati nel supportare aziende del settore dei servizi fino ai 250 posti lavoro e oltre.
Dal 1996 progettiamo e manteniamo in efficienza la rete informatica Windows di alcune banche emiliane, oltre che di numerose aziende di servizi.
Il nostro compito è quello di analizzare, riprogettare e gestire la rete informatica dei nostri clienti con l’obiettivo di ridurre i tempi improduttivi derivanti dall’uso non ottimizzato dell’infrastruttura informatica, eliminando gli sprechi in tal modo generati.
Il modello organizzativo standardizzato “Lean Matrix” di Relog è arrivato alla sua quarta revisione. Lean Matrix è, di fatto, il primo sistema industriale completo per la gestione informatica di un’azienda.
Lean Matrix 4.0 consente alle aziende di:
- ottenere una soluzione modulare che consente di integrarsi facilmente con l’infrastruttura già presente presso la Banca o il Centro Servizi.
- definire gli standard ed applicare degli automatismi per generare le postazioni con software già presenti all’interno dei Sistemi Operativi, quindi senza costi aggiuntivi per la banca.
- gestire e mantenere in efficienza il sistema con sistemi di monitoraggio e procedure schedulate.
- guadagnare rilevanti economie di scala in caso di aumento del personale: quando, a seguito di una fusione, una banca nostra cliente ha più che raddoppiato le proprie dimensioni, passando da circa 200 a oltre 450 dipendenti e, grazie al nostro modello organizzativo Lean Matrix, l’incremento dei costi di manutenzione e gestione del sistema informatico è stato solo del 10%.
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Riferimenti
(1) Camussone P.F., Occhini G., Santececca D.: “Competenze Digitali e produttività nel sistema bancario italiano”, McGrawHill 2006.
